Está comprobado que, frecuentemente, la diferencia entre una compañía exitosa y una que no lo es, consiste en su capacidad de ejecución. La estrategia, el desarrollo del liderazgo y la innovación suelen ser considerados los aspectos decisivos de una empresa exitosa. Sin embargo, la ejecución representa la verdadera diferencia. La ejecución es el eslabón perdido entre las aspiraciones y el resultado. Desarrollar estrategias y planes es emocionante, PERO CONVERTIRLOS EN REALIDAD ES OTRA COSA.
Cuando las empresas no cumplen sus promesas, la explicación más frecuente es que la estrategia fue incorrecta. Sin embargo, la estrategia en sí misma no es frecuentemente la causa. Las estrategias fracasan más debido a que no son bien ejecutadas. Las cosas que se supone que deben ocurrir no ocurren. A menos que las grandes estrategias se traduzcan en pasos concretos y sistemáticos de acción, no tiene sentido. Sin la ejecución, la gente no alcanza sus metas precisas y los cambios fracasan desde su inicio.
Ninguna compañía puede cumplir sus compromisos o adaptarse al cambio a menos que toda la organización esté alineada a la ejecución. Si no se sabe ejecutar, todos los esfuerzos serán menos que la suma de sus partes. En síntesis, para producir resultados, se requiere de una estrategia (o plan) y la habilidad de ejecutarla. El reto más grande estará en lograr que las personas ejecuten el plan con el nivel de efectividad, oportunidad, calidad y excelencia que se necesitan.
Si un programa como éste es imprescindible en un “entorno normal de trabajo” para conseguir resultados, lo es más aún en el escenario de “una nueva normalidad”, en la que si no se cuenta con un programa metodológico que posibilite ejecutar una estrategia con precisión y eficacia, y que lleve implícito un cambio de conducta acorde a las nuevas circunstancias, así como la motivación y el compromiso de los colaboradores, muy probablemente fracase la empresa, con todas las consecuencias que en ello van implícitas. El asunto es serio y de muy alto impacto. Es un tema de sustentabilidad y desarrolloen una circunstancia diferente.
Para ello, se requiere un cambio de conducta, compromiso y actitud de la gente, ya que ejecutar significa lograr, lo cual lleva implícito que las personas cambien de tal forma, que logren encontrar sentido y dirección a su actividad cotidiana en esta “nueva normalidad”. En un estudio sobre el cambio organizacional, Bain & Company, empresa global de consultoría gerencial reportó: “65% de las iniciativas precisan un cambio de conducta y de actitud significativos por parte de los colaboradores, principalmente los de primera línea, aquellos que conforman la base de la pirámide organizacional. Éste es un hecho que los líderes suelen pasar por alto o sobre el cual no hacen planes con anticipación”.
Frecuentemente los líderes se convencen de que las cosas no resultan por culpa de la gente. Después de todo, ellos son los que no están haciendo lo que se necesita que hagan. Esto es falso: ¡las personas no son el problema! Lo que resulta evidente en estos casos es que la inefectividad se deriva de la falta de una herramienta efectiva de ejecución. Y es precisamente en estas circunstancias insólitas que una metodología que posibilite que las cosas que tienen que suceder, sucedan, es absolutamente imprescindible y habrá que poner el mayor de los esfuerzos en comprenderla e implementarla.
La ejecución, para que realmente se dé, debe basarse en principios que posibiliten llevar la estrategia y metas de la organización a su realización plena y oportuna. De otro modo no será posible.
Habrá entonces que cuestionarse muy seriamente hasta dónde, para la organización, será trascendente y decisivo implementar un programa de ejecución que logre, por un lado el cambio de conducta de la gente, dada la “nueva normalidad”, encontrando un sentido a su trabajo y encaminándola hacia el engagement y una cultura de resultados; y por el otro al logro pleno de “una nueva estrategia” y de las metas correspondientes, dándole sustentabilidad y desarrollo a la organización.
El programa respectivo deberá contemplar como objetivo: “Generar una cultura de ejecución, seguimiento y contribución efectiva a resultados en una nueva normalidad.”
Cuyas etapas serán:
1. - Diseñar y establecer una estrategia para la organización.
2. - Definir metas alineadas a la estrategia de la empresa (Factores Críticos de Éxito FCE’s y KPI’s)
3. - Llevar el seguimiento del cumplimiento de metas.
4. - Evaluar el cumplimiento de metas.
5. - Promover la comunicación y la retroalimentación.
1. Estrategia
La estrategia es la definición del camino que seguirá la empresa hacia el futuro en una nueva normalidad, los objetivos y metas que deberá alcanzar en este escenario, los medios que dispondrá para estos efectos, y los insumos que, en términos generales requerirá. Ésta será la piedra angular y la base para estructurar e implementar un programa efectivo de ejecución en estas circunstancias. Esto corresponderá a la Dirección General y Directivos.
2. Factores Críticos de Éxito
Indicadores operativos, estratégicos y esenciales, alineados y derivados de la Estrategia General de la Empresa, que deben ser alcanzados en cada una de las áreas directivas de la empresa, en un tiempo específico, de los cuales depende la consecución de la misma. Esta labor corresponderá a cada uno de los Directores de área de la empresa, en acuerdo con el Director General.
3. Key Performance Indicators (Indicadores Clave de Desempeño)
Indicadores operativos, estratégicos y fundamentales, alineados y derivados de los Factores Críticos de Éxito, que deben ser alcanzados en cada uno de los puestos de la organización por el titular correspondiente, en un tiempo específico, de los cuales depende la consecución de los mismos. Esta labor deberá efectuarse de arriba hacia abajo de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa, derivando los KPI’s del nivel inferior, de los KPI’sCriterio SMARTTanto los Factores Críticos de Éxito (FCI’s), como los KPI’s, deben cumplir con el criterio SMART:S: Specific – EspecíficoM: Measurable – MedibleA: Achievable – AlcanzableR: Relevant – RelevanteT: Timely – Oportuno
4. Seguimiento de la implementación de los KPI’s
El seguimiento es la piedra angular de la ejecución y todo líder que es bueno en lo que se refiere a ejecución da seguimiento de manera religiosa. El seguimiento asegura que las personas hagan las cosas a las que se comprometieron, de acuerdo con el cronograma acordado y a los KPI’s correspondientes. Nunca dejen sin aclarar cuál será el seguimiento, quién lo realizará, cuándo y cómo lo harán, qué recursos utilizarán, cómo se medirá y cómo y cuándo tendrá lugar la próxima revisión. Nunca lancen una iniciativa sin que estén preparados para darle seguimiento. Así se generará una cultura que fomente la ejecución.
5. Evaluación del cumplimiento de metas
Habiendo establecido un período para la ejecución y cumplimiento de los FCE’s y los KPI’s, y habiendo llevado así mismo durante este período un proceso puntual de seguimiento, como se señaló, habrá que continuar con el proceso de evaluación del cumplimiento de metas, para lo cual podrá utilizarse el sistema de evaluación del desempeño de la empresa, que incluya una medición numérica del logro de las metas establecidas según la metodología SMART. Esta fase es decisiva para la validez, solidez y continuidad del sistema.
6. Comunicación y retroalimentación
De conformidad con los resultados de la evaluación del cumplimiento de metas, será indispensable continuar con una sesión de comunicación y retroalimentación efectivas entre jefe y colaborador, promoviendo el aprendizaje, el crecimiento y el desarrollo, la responsabilidad, la comunicación efectiva, la integración y el engagement, para generar un círculo virtuoso de logros y sentido del trabajo.
Al término de la etapa seis, se reiniciará el ciclo, para dar lugar a un círculo virtuoso de crecimiento, desarrollo y resultados.
A través de su implementación se conseguirán los siguientes beneficios:
* Se cimentará el trabajo en función de metas, alineadas a la estrategia general de la empresa, del nivel superior al inferior, ordenando y organizando las actividades y operaciones hacia un objetivo común, medible y alcanzable, posibilitando la integración, el trabajo en equipo, sinergia, mejores resultados y el consecuente crecimiento, desarrollo y diversificación de la empresa.
* Generará un cambio cultural, canalizando y orientando las acciones y operaciones hacia la * ejecución.
* El personal conocerá y comprenderá hacia dónde se dirigen las acciones, y específicamente, como encajará su trabajo en este esquema, dándole un sentido y una motivación, particularizando las peculiaridades que internamente se han generado en la “nueva normalidad”.
* El seguimiento, que forma parte medular de esta metodología, dará lugar a una comunicación efectiva; generará desarrollo y crecimiento de la gente; fomentará la integración; resolverá problemas y diferencias con oportunidad; y facilitará la consecución de las metas establecida
* Evaluando a la gente a través de una metodología clara, objetiva, medible y sistemática se consigue la ejecución con efectividad.
* La implementación de todas estas etapas en “una nueva normalidad”, logrará la ejecución con seguridad y efectividad.
Hoy es más importante que nunca contar con un programa eficaz de ejecución en cualquier organización, dadas las condiciones económicas del país, la crisis del mercado y la restricción de recursos. La arquitectura del que aquí se muestra es muy robusta y comprobada en su efectividad. Es una fórmula que hace posible la ejecución en la nueva normalidad.
Javier Huesca y de la Peza