La crisis del Coronavirus ha sido un acelerador intempestivo y de alto impacto en un modo de trabajar que ya venía creciendo, básicamente en los países industrializados como efecto de la digitalización de operaciones y funciones, por la inteligencia artificial y por novedosas fórmulas de llevar a cabo el trabajo, así como por “los nuevos requerimientos y modos de ser” de los millennials y trabajadores jóvenes en general, es decir, el trabajo remoto, mejor conocido como Home Office.
Difícilmente, las organizaciones estaban preparadas para esta crisis inédita, sin precedentes, sin experiencias previas y sin un plan debidamente estructurado para enfrentarla y, en consecuencia, sin las políticas, infraestructura, sistemas, cultura, controles y esquemas de comunicación necesarios para un desempeño adecuado y efectivo de sus integrantes.
Los colaboradores respectivos tampoco estaban preparados para este escenario, tomándolos por sorpresa y llevándolos de un día para otro a desempeñar sus actividades desde sus casas, engendrando emociones de incertidumbre, desconcierto, miedo, desorden, desconexión, incomunicación, desintegración y otras más, dependiendo de la personalidad de cada quién en lo individual. La realidad se impuso de una manera inesperada, con la necesidad de hacerle frente con las mejores y más efectivas armas.
Previo a la pandemia, las empresas estaban actuando en un entorno en donde se sabía con bastante precisión lo que fue, lo que es y lo que será. Era un escenario de relativa estabilidad y predictibilidad. Pero, como se comentó, súbitamente se generó un ambiente de incertidumbre y disrupción, de emergencia y de crisis, de amenazas y fuertes vientos en contra, obligando a las organizaciones a tomar decisiones rápidas para que sus trabajadores y sus empleados no estuvieran expuestos a la enorme facilidad de contagio de este virus que puede llegar a ser fatal. En consecuencia, se vieron forzadas a cambiar radicalmente su modo de trabajar, destacando el enviar en el muy corto plazo a todos los colaboradores posibles a sus casas para, desde ahí, desempeñar las funciones respectivas.
Roberto Martínez, director de Fundación Másfamilia, una entidad española que lleva 17 años promoviendo mayor flexibilidad en el trabajo comenta: “Todos queríamos flexibilidad laboral, avanzar en el teletrabajo, pero no de esta manera. Nos han hecho subir el Everest sin pasar por el campo base. De un 8% de teletrabajo hemos pasado al 70 – 80%. Eso no lo hacían ni los top del teletrabajo, ni Canadá, ni Dinamarca ni nadie. Y ahí subiendo el Everest vemos que uno va en chanclas, el otro va sin forma física, y a mitad del camino, con la cima todavía muy lejos, es normal que la gente se confunda, se desoriente y se desespere. El concepto de flexibilidad en el trabajo, desde la perspectiva del trabajador, no es una píldora que puedes tomarte cada ocho horas. Hay varios ingredientes para que esto funcione. Sin eso tienes una chapuza del trece.”
Se precisa que el primer ingrediente para que este modo de trabajar funcione con un alto grado de eficacia es que la empresa determine las bases generales de operación y comunicación; proporcione los elementos y la infraestructura necesarios; precise los roles que corresponderán a cada trabajador; defina los objetivos generales mensuales, trimestrales, semestrales y anuales, promoviendo que cada área los desagregue en metas individuales semanales o quincenales, en acuerdo con el colaborador; diseñe metodologías de orientación logro – resultados; y establezca sistemas de seguimiento, evaluación y retroalimentación. Es un proceso que va de arriba hacia abajo.
“Pasar de un teletrabajo casi inexistente a uno de tiempo completo es algo que, en circunstancias normales, se habría planificado cuidadosamente, tanto desde el punto de vista tecnológico como adaptando las formas de organizar y dirigir el trabajo”, expone Eva Rimbau, profesora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC)
Dada la premura y velocidad con que esto se está llevando a cabo y tomando en cuenta la jerarquía, importancia e impacto directo que tiene la gente en la operación eficaz y en los resultados de una organización; considerando que las personas constituyen la piedra angular para el éxito y sustentabilidad correspondientes; tomando en cuenta que éstas constituyen el centro vital de cualquier compañía; y considerando todo lo que ya se comentó; el presente artículo abordará la temática relativa a los factores básicos relativos al modo más conveniente en que los colaboradores de una empresa puedan abordar el Home Office y tenga sentido, minimice conflictos y emociones negativas como las descritas, sea efectivo, produzca resultados y genere el bien común.
Es importante precisar antes que nada, que para que todos y cada uno de los colaboradores que como consecuencia de la pandemia están trabajando bajo el esquema de Home Office puedan atender sus responsabilidades de la mejor y más eficiente manera posible, el primer paso es que la empresa les comunique con la mayor claridad y transparencia el nuevo escenario y establezca rápidamente las bases para que las funciones y operaciones respectivas sean ejecutadas con oportunidad, calidad, control y efectividad.
Contando con este cimiento se facilita y se eficientiza el trabajo que individualmente llevarán a cabo los trabajadores, para lo cual se hace imprescindible una guía para desempeñarlo eficazmente, una especie de “Código de Acción para el Home Office”, que impida las consecuencias negativas que pudieren generarse como las que se describieron al inicio del presente artículo, para lo cual se plantean acciones aplicables para cada persona en particular, mismas que se detallan más adelante.
Variando, según el entorno individual de cada quien, el primer paso será definir y establecer formalmente “las nuevas reglas del juego en casa”, ya sea que se viva sólo, en familia (constituida de muy diversas maneras), o en otro tipo de comunidad o circunstancia. Tiene una muy alta relevancia que esto se efectúe con la seriedad y propiedad que en cada caso convenga, ya que “esta convención” tendrá un gran peso específico en la vida personal de los trabajadores y sus familias, así como en el equilibrio emocional y grupal respectivos.
Los principales factores que conformarían el “Código de Acción para el Home Office” son los que se describen a continuación:
✔ Desarrolla rituales y adopta un camino disciplinado para manejar tu día laboral. Programa un empiezo y un final para cada día, que tiendan a ser lo más fijos posible, incluyendo la hora de comida. Ten un ritmo continuo. Báñate antes de iniciar la jornada. Arréglate casual, pero con cierta formalidad, como si estuvieras en tu lugar de trabajo. Desayuna bien e inicia tu labor particular.
✔ Dispón de un lugar de trabajo que sea fijo y particular. Arréglalo con la mira de que éste será por un tiempo impredecible “tu nueva oficina”, de forma tal que la sientas como tal y sea así entendido y respetado lo más posible por quienes, en su caso, vivan contigo, sobre todo si hay niños.
✔ Debe quedar muy claro para los integrantes de la familia o para quienes vivan contigo, que en el transcurso de la jornada laboral no habrá interrupciones, a menos que sea un tema urgente o de alta trascendencia.
✔ Organízate con tu jefe inmediato, tus colegas y tus colaboradores para el desarrollo de las actividades que te correspondan, las metas por alcanzar, la comunicación necesaria, el flujo de información requerido, el control consecuente y la retroalimentación indispensable.
✔ Si estás acostumbrado a moverte físicamente, asegúrate de incluir en tu entorno de trabajo, espacios, “rutas” y modos, para que esto se lleve a cabo como mejor se pueda y convenga.
✔ Si eres extrovertido y estás acostumbrado a tener contacto con compañeros de trabajo en el transcurso de la jornada normal de trabajo, asegúrate de que esto ocurra sin excederse en el tiempo, a través del medio que más se te facilite. El perder el momento de una plática, una broma en la cafetería, en el garrafón de agua, en el sanitario, pueden tener un efecto negativo en el rendimiento, ya que son esenciales para un equilibrio emocional, un factor de relajamiento y una adecuada salud mental.
✔ En caso de que requieras de la colaboración continua con otros, establece, en coordinación con tu jefe inmediato y las personas correspondientes, los canales de comunicación más efectivos para cada caso particular, la periodicidad con que esto se llevará a cabo y los métodos de control más adecuados.
✔ Pregúntate a ti mismo: ¿Cómo me puedo proteger de sentirme solo o aislado de mi entorno normal de trabajo y mantenerme sano, productivo y energizado? Esto es muy importante, pero deberá ser resuelto por cada uno en lo particular, de acuerdo con la propia personalidad e individualidad. Cabe destacar que la solución debe ser ajena al entorno de vida personal y familiar, es decir, tiene que distinguirse por ser relativo al trabajo, tal vez una fotografía de mis colegas, un objeto relativo a mi empresa, una cafetera, tasa, vaso que era de la oficina, plumas, cuadernos, adornos, flores, lámpara, etc.
✔ Busca elementos que propicien que te sientas bien, y que propicien el disfrute de trabajar desde casa, como escuchar música que te motive sin distracción, prepararse y tomar un café o un te o refresco o agua, que el lugar sea cómodo y acogedor, objetos o motivos que a ti en lo individual te alegren.
✔ Puede establecerse en coordinación con tu jefe inmediato y tus colegas de área, una “happy hour”, en la que todos se conecten y conversen de lo que están experimentando, cómo se sienten, cómo están sus familias, que han hecho en su tiempo de descanso y temas que vayan saliendo de manera espontánea a través de su desarrollo. Busca herramientas tecnológicas, también contar con las metodologías que permitan a las personas mantenerse involucrados y enfocados en lo crucialmente importante.
✔ Organízate para que, cada vez que sea posible, coman o “luncheen” grupalmente, con lo que se propiciará la integración, la comunicación y el sentido de comunidad laboral.
✔ Toma en cuenta que la gente funciona naturalmente en lo que se conoce como ciclos ultradianos, períodos de alta frecuencia de actividad cerebral (cerca de 90 minutos), seguidos de baja frecuencia de actividad cerebral (cerca de 15 a 20 minutos). Tómate un break de recarga cada 90 minutos y aprovéchalo para atender asuntos en casa, tratando que no pase de 15 minutos, con lo que te energizarás y evitarás posibles conflictos o sentimientos de soledad o aislamiento.
✔ El Dr. Bruce Lipton, especializado en estudios sobre el funcionamiento del cerebro humano en diferentes estados y situaciones de la vida, asegura, como muchos otros expertos en este tema, que nuestra mente es más poderosa de lo que creemos, por lo que un enfoque positivo a cualquier situación propicia la salud, la energía, el movimiento, la alegría y el bienestar, pudiendo alcanzarse metas o estados que en principio pueden parecer imposibles.
✔ En consecuencia, procura cuidar tus pensamientos y estados de ánimo; realiza todo lo que contribuye a un buen estado de ánimo y da especial prioridad a lo que se denomina los esenciales: comer bien, dormir bien, ejercitarse y meditar, y todo aquello que contribuya a evitar los sentimientos negativos, como el miedo y la incertidumbre.
✔ Finalmente, formando parte de las recomendaciones del “Código de Acción para el Home Office”, trata de llevar a cabo metódicamente las acciones que hacen que nuestro cerebro genere las cuatro sustancias que nos hacen sentir bien, contribuyendo a nuestro mejor desempeño y equilibrio:
✔ Dopamina: genera un estado de felicidad, la cual se produce por la sensación de logro, de conseguir lo que buscabas. Es justo donde se ubican los objetivos y metas personales, como conseguir bajar de peso con los kilos que se propusieron. Específicamente, si logramos lo que nos proponemos en el ámbito del Home Office, como lo que se recomienda en los enunciados enlistados, nuestro cerebro producirá dopamina, generando felicidad en nosotros.
✔ Endorfina: te energiza, te anima. Es el neurotransmisor generado por el ejercicio, factor imprescindible en nuestras vidas y, más aún, en el Home Office.
✔ Oxitocina: aumenta la sensación de paz interior, seguridad y autoestima. Se produce cuando te sientes querido y apoyado por alguien, significativamente a través de expresiones físicas, como un abrazo. Procúralo en el Home Office, trabajarás con más serenidad.
✔ Serotonina: se genera cuando tienes la sensación de grandeza personal, de que eres importante, como cuando haces cosas por los demás, cuando ganas un juego, cuando alguien te da la razón en algo, cuando cumples cabalmente con tus responsabilidades. Rétate a ti mismo a conseguir cada vez mejores resultados.
Desempeñar nuestras actividades en un escenario de Home Office sin preparación previa y sin unas bases previamente diseñadas, probadas y llevadas a la práctica de manera metodológica, es un reto y una necesidad ineludible que requiere de reglas que puedan ser llevadas a la práctica de manera rápida y efectiva, fáciles de implementar, pragmáticas, útiles y eficaces, que se traduzcan, por un lado, en un trabajo productivo, ordenado y de resultados y, por otro, en un entorno personal armonioso, funcional e integrado.
Es claro que esto se deriva de la crisis del COVID-19 y que, por ello, sea muy probable que opere transitoriamente hasta que esta pandemia esté controlada, período aún impredecible, por lo que al regresar a lo que se está denominando como “la nueva realidad”, los colaboradores que se estaban desempeñando bajo el esquema de Home Office, regresen a su lugar habitual de trabajo. Sin embargo, se habrán sentado las bases pragmáticas de un trabajo llevado a cabo vía remota, con el valioso y rico aprendizaje correspondiente, pudiéndose implementar formalmente hacia el futuro en un período de corto plazo con mejores resultados.
Autor: Javier Huesca y de la Peza